Cách Adobe Acrobat Sign hoạt động
Adobe Acrobat Sign là một nền tảng chữ ký điện tử giúp bạn ký, gửi, và quản lý hợp đồng trực tuyến một cách đơn giản và bảo mật. Dưới đây là các bước chi tiết về cách hoạt động của dịch vụ này:
1. Chuẩn bị tài liệu
Người gửi (Sender) tải tài liệu lên hệ thống Adobe Acrobat Sign, ví dụ: hợp đồng, biểu mẫu hoặc thư thỏa thuận. Tài liệu này có thể được nhập từ:
- Máy tính cá nhân.
- Lưu trữ đám mây (Google Drive, OneDrive, Dropbox…).
- Các ứng dụng của Adobe như Acrobat Pro.
Tính năng hỗ trợ:
- Người dùng có thể thêm trường chữ ký, ngày tháng, và các yêu cầu khác (ví dụ: ô kiểm tra, nhập văn bản).
- Cho phép chỉnh sửa bố cục để phù hợp với từng bên tham gia ký.
2. Xác định người ký
Người gửi nhập địa chỉ email của những người cần ký tài liệu. Họ có thể tùy chỉnh:
- Thứ tự ký: Quy định ai cần ký trước, ai ký sau.
- Vai trò: Ký, phê duyệt, hoặc chỉ nhận tài liệu tham khảo.
Ngoài ra, Adobe Sign cung cấp xác thực danh tính qua:
- Email.
- Mã OTP gửi qua điện thoại.
- Chữ ký kỹ thuật số nâng cao (Advanced Electronic Signature).
3. Gửi tài liệu
- Sau khi hoàn tất chuẩn bị, tài liệu được gửi qua email đến người nhận.
- Người nhận nhận được một liên kết an toàn để xem và ký tài liệu.
4. Người nhận ký tài liệu
Người nhận không cần tải xuống phần mềm, chỉ cần mở liên kết từ email và thực hiện các bước sau:
- Xem xét tài liệu: Đảm bảo nội dung tài liệu đúng như yêu cầu.
- Ký điện tử:
- Người dùng có thể vẽ chữ ký tay, nhập tên để tạo chữ ký tự động, hoặc tải lên hình ảnh chữ ký.
- Chữ ký được gắn mã thời gian và lưu trong hệ thống như một bằng chứng pháp lý.
5. Lưu trữ và gửi lại bản đã ký
- Sau khi tất cả các bên hoàn tất việc ký, Adobe Sign tự động gửi lại bản tài liệu đã ký cho mọi người qua email.
- Một bản sao PDF cuối cùng được lưu trữ trên hệ thống để tra cứu sau này.
Tính năng lưu trữ:
- Hệ thống lưu lịch sử ký (audit trail), bao gồm: thời gian ký, địa chỉ IP, và chi tiết từng bước ký.
6. Tích hợp với các công cụ khác
Adobe Sign tích hợp dễ dàng với:
- Ứng dụng doanh nghiệp: Salesforce, Microsoft Teams, Dynamics 365, và Workday.
- Ứng dụng đám mây: Google Workspace, Microsoft 365.
- Các hệ thống quản lý nội dung (CMS) hoặc ERP.
7. Hỗ trợ pháp lý và bảo mật
Adobe Sign đảm bảo chữ ký điện tử đáp ứng các tiêu chuẩn pháp lý quốc tế, như:
- eIDAS (EU): Chữ ký điện tử nâng cao và đủ điều kiện.
- ESIGN Act và UETA (Hoa Kỳ).
- Các quy định pháp lý tại nhiều quốc gia khác.
8. Theo dõi và nhắc nhở
- Người gửi có thể theo dõi trạng thái tài liệu (đã xem, đã ký hay chưa) trong thời gian thực.
- Hệ thống tự động gửi nhắc nhở nếu người nhận chưa ký tài liệu.
Lợi ích nổi bật của Adobe Sign
- Tiết kiệm thời gian: Quy trình ký chỉ mất vài phút.
- Chi phí thấp hơn: Không cần in, chuyển phát tài liệu.
- Bảo mật cao: Tích hợp mã hóa và xác thực.
- Hợp pháp quốc tế: Hỗ trợ giao dịch xuyên biên giới.
